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In der ersten Welle geht es darum, ad hoc auf die Krise zu reagieren und Voraussetzungen für das weitere Funktionieren zu schaffen. Dabei geht es insbesondere um die Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitenden, die aufgrund der aktuellen Situation von zu Hause aus arbeiten.
Der Betriebs- bzw. Personalrat hat Beteiligungsrechte unter anderem bei den Themen Heimarbeit, Nutzung von IT-Systemen, Gestaltung der Arbeitszeit oder Ordnungsverhalten, zum Beispiel Hygiene. Aber selbst wenn es bereits bestehende Dienstvereinbarungen zu diesen Punkten gibt, sind diese Regeln oftmals nicht auf eine extreme Krisensituation ausgelegt.
In der kurzen Zeit, in der Sie nun Maßnahmen ergreifen und umsetzen müssen, werden Sie daher kein neues Set an Dienstvereinbarungen mit dem Betriebs-/Personalrat verhandeln können. Mit Blick auf den akuten Handlungsbedarf bietet es sich an schnell und pragmatisch eine Protokollnotiz mit dem Betriebs- bzw. Personalrat (PR) zu vereinbaren. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben hierbei komplementäre Ziele. Als Arbeitgeber wollen Sie schnellstmöglich handlungsfähig sein und dabei die Beteiligungsrechte des PR beachten. Die Arbeitnehmervertretung will die Mitarbeitenden vor finanziellen und personalwirtschaftlichen Nachteilen schützen. Eine mit dem Betriebs- bzw. Personalrat vereinbarte Protokollnotiz, die eine zeitliche oder sachliche Befristung hat, wird beiden Seiten gerecht. Sie schließt Nachteile für die Arbeitnehmer aus und erlaubt dem Arbeitgeber, Maßnahmen als Reaktion auf die Krise zu ergreifen.
Es gibt eine ganze Reihe rechtlicher Anforderungen, die normalerweise auf Arbeitsverhältnisse wirken. So müssen Sie als Arbeitgeber beispielsweise auch beim Arbeitsplatz im Homeoffice eine Gefährdungsanalyse durchführen und die Blendwirkung durch Sonneneinstrahlung am Schreibtisch zu Hause überprüfen. An diesem Beispiel wird schnell deutlich, dass sich nicht alle rechtlichen Anforderungen im gegebenen Zeitrahmen einhalten lassen. Ohne hier zum Rechtsbruch aufzufordern, trauen Sie sich pragmatische Lösungen zu!
Arbeitgeber haben die Verpflichtung, die Sicherheits- und Gesundheitsrisiken für ihre Mitarbeitenden zu beurteilen und Verhaltensregeln daraus abzuleiten. Die in diesem Artikel beschriebenen Maßnahmen zum Umgang mit der Corona-Pandemie dienen dabei dem Arbeitsschutz Ihrer Mitarbeitenden und Kunden. Damit sollten sie Vorrang vor der buchstabengetreuen Beachtung von Verwaltungsvorschriften haben.
Die Menschen sind aufgrund der aktuellen Geschehnisse rund um die Corona-Ausbreitung verunsichert. Geben Sie Ihren Team deshalb möglichst viel Sicherheit. Eine Vereinbarung mit dem Betriebs- bzw. Personalrat ist auch eine gute Grundlage für die rechtliche Absicherung einzelner Personen. Falls nicht bereits vereinbart, sagen Sie die Übernahme von Kosten bei der Nutzung privater Arbeitsmittel zu. Hier bietet es sich an, entweder eine Pauschale zu gewähren oder eine Kostenerstattung gegen Nachweis zuzulassen.
Identifizieren Sie die Mitarbeitenden und Organisationseinheiten, die absolut zwingend in den Räumen der Bank oder Sparkasse arbeiten müssen und informieren Sie diese über Ihre Einordnung. Setzen Sie alle anderen Mitarbeitenden davon in Kenntnis, dass sie von zu Hause arbeiten sollen – und ab wann diese Vorschrift gilt.
Testen Sie vorab die Technik zur Unterstützung der Teamarbeit mit unerfahrenen Mitarbeitenden. Lassen Sie anfänglich aufkommenden Fehler und Probleme schriftlich festhalten, um später technische Verbesserungen in der Teamarbeit und einfache Anweisungen für die Praxis möglich zu machen. Stellen Sie als Arbeitgeber sicher, dass die Teams die nötige virtuelle und technische Unterstützung erhalten, zum Beispiel den. Zugriff auf eine technische Hotline oder Online-Coaches. So gelingt ein zügiger Wechsel in die virtuelle Welt.
Nehmen Sie zunächst Kontakt mit Ihrem IT-Bereich auf, um abzuklären, ob es für die im Folgenden angeführten Funktionen bereits etablierte Werkzeuge in Ihrem Institut oder durch das Rechenzentrum gibt. Die Aktivierung bereits vorhandener Werkzeuge ist häufig unkomplizierter und mit weniger Risiken behaftet. Letztendlich werden Sie die Geschwindigkeit der Bereitstellung und Risiken gegeneinander abwägen müssen.
In der täglichen Zusammenarbeit über Distanz werden den Kollegen allerlei unvorhersehbaren Hindernissen begegnen. Jede Gruppe von 10 bis 15 Personen braucht daher einen technikaffinen und erfahrenen Koordinator, dessen alleinige Aufgabe es ist, Schwierigkeiten in Zusammenarbeit und Kommunikation zu lösen. Das wird zu Beginn ein Vollzeit-Job sein. Wichtig ist, die Verantwortlichkeit hier allen klar zu kommunizieren. Führungskräfte sollten jeden Telefonanruf des Koordinators annehmen.
Private Endgeräte helfen, die ersten Engpässe, bis Notebooks ausgeliefert und VPN-Zugänge eingerichtet sind, zu überbrücken. Eine Patronatserklärung entlastet die Mitarbeitenden von rechtlichen und Compliance-Risiken und senkt die Hürden, sich zu engagieren. Die Risiken in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit sind bei der Verarbeitung von Daten, die nicht auf Personen und nicht auf konkrete Geschäfte oder Konten bezogen sind, in der Regel begrenzt.
Sprechen Sie mit Ihrem IT-Bereich, ob der Zugriff von privaten Endgeräten auf die Unternehmensinfrastruktur eingerichtet werden kann. Technisch gibt es dazu auch sichere Wege über sogenannte virtuelle Desktops oder Software-Lösungen wie Terminal Server und Citrix. Einige Institute haben solche Lösungen schon seit längerer Zeit erfolgreich und sicher im Einsatz. Wenn Ihr Haus noch Hardware-basierte Token („RSA Token“) für die Zwei-Faktor-Authentifizierung im Einsatz hat, überlegen Sie einen Wechsel auf sogenannte Zertifikate oder Soft-Token, die über Smartphone-Apps verteilt werden, oder auf Zugriffscodes via SMS. Diese sind schneller und günstiger auf große Nutzerbereiche skalierbar.
Der Datenaustausch mit privaten Endgeräten muss auf unkritische Daten (kein Personen- oder Kundenbezug, kein Konto- oder Vertragsbezug) beschränkt bleiben – aber auch dieser ist abzusichern. Grundsätzlich sollte der Austausch auf einfache Datenformate wie PDF, XLSX und DOCX (ohne Makros) beschränkt sein. Sichere Datenräume, beispielsweise Idgard oder Netfiles, sind der beste Weg für eine solche Übertragung. Kostengünstiger, aber auch fehleranfälliger, ist der Austausch per E-Mail. Dafür müssen Ihre Mitarbeiter die Datei zwingend als ZIP-Datei verschlüsseln – als Verschlüsselungsverfahren ist AES-256 zu wählen und ein hinreichend komplexes Passwort festzulegen (>=10 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen). Das Passwort hat der Absender dem Empfänger dann auf einem separaten Weg – zum Beispiel per Messenger oder Telefon – mitteilen. Keinesfalls darf er oder sie es ebenfalls per E-Mail versenden.
Online-Werkzeuge wie MeisterTask, Monday oder Trello ermöglichen Gruppen eine einfache Organisation verschiedener Aufgaben: die Aufgabe beschreiben, Zuständigkeiten zuweisen und den Status verfolgen (offen, in Arbeit, erledigt) – mehr Funktionen braucht eine Gruppe in der Regel zu Beginn nicht. Diese Transparenz ist für viele Mitarbeitenden sicher ungewohnt, aber unerlässlich für die effektive Zusammenarbeit auf Distanz. Dabei geht es nicht um Kontrolle, sondern darum dem Team ein Gefühl dafür zu geben, wer gerade womit beschäftigt ist. Diese Werkzeuge sind sehr gut geeignet, um in regelmäßigen Gruppenrunden per Videokonferenz den Fortschritt sowie anstehende Aufgaben zu besprechen. Beim Einsatz müssen die Mitarbeitenden jedoch darauf achten, keine personen- oder geschäftsbezogenen Daten in diesen Tools zu speichern.
Visueller Kontakt spielt bei der zwischenmenschlichen Kommunikation eine sehr große Rolle – gerade bei Diskussionen zu komplexen Sachverhalten und kritischen Situationen. Internet-basierende Konferenz-Angebote ermöglichen Videokonferenzen auf nahezu jedem Endgerät. Die Dienste von Anbietern wie Zoom, GoToMeeting oder Cisco WebEx sind kurzfristig buchbar und haben in der Regel nach Teamgröße abgestufte Preismodelle mit monatlicher Kündbarkeit. Im Idealfall kann jeder Mitarbeitende Videobesprechungen initiieren, das kann allerdings teurere Kosten verursachen. Zusätzlich decken diese Angebote auch Audio-Telefonkonferenzen ab und ermöglichen den gemeinsamen Blick auf einen Bildschirm. So können auch kleinere Gruppen von zwei oder drei Mitarbeitenden eine Aufgabe gemeinsam erledigen.
Wenn die Möglichkeiten für Videotelefonie eingeschränkt sind, sind Telefonkonferenzen notwendig. Jede Gruppe von 10-15 Mitarbeitenden sollte über mindestens einen virtuellen Konferenzraum oder eine Einwahlnummer, deren Nutzung für geplante Treffen der gesamten Gruppe, aber auch ad hoc nutzbar ist, verfügen. Die Vergabe kann zum Beispiel über Termineinträge mit einer Namenskonvention in einem Team-Kalender erfolgen. Alle großen Telefonie-Unternehmen bieten entsprechende Dienste – auch ohne Voranmeldung – an.
Wichtig: Bei einer Telefonkonferenz sollten sich alle Teilnehmer eigenständig einwählen, auch wenn sie am selben Standort telefonieren. Nur so ist eine gleichberechtigte Teilnahme aller an der Diskussion möglich.
Sind die Kontaktdaten aller Mitarbeitenden aktuell? Haben Sie alle Telefonnummern, sowohl Festnetz als auch mobil, und E-Mailadressen? Falls nicht, müssen Sie diese Informationen sammeln und entsprechende Verzeichnisse bereitstellen. Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern, ob diese bereit sind, ihre privaten Kontaktdaten für den Notfall zu teilen.
Im Homeoffice benötigen alle Mitarbeitenden einen strukturierten Tagesablauf sowie klare Aufgaben- und Rollenverteilungen – genauso wie im Büro. Schaffen Sie initiale Strukturen je Abteilung oder Team mit klar planbaren Abstimmungspunkten. Diese können Sie auch auf die Gesamthausebene synchronisieren. Bewährt haben sich hier:
Lassen Sie darüber hinaus auch weiterhin Raum für einen informellen Informationsaustausch. Trinkt ein Mitarbeitender jeden Morgen einen Kaffee mit einem Kollegen, so ist dieser Austausch ein fester Bestandteil des Arbeitstages und sollte auch im Homeoffice, zum Beispiel über einen Videocall, möglich sein.
