Mit diesem Migrationsvorhaben hat die apoBank eine wahre Mammutaufgabe zu stemmen. Fokusthemen wie IT Infrastruktur, Wertpapierstrategie, IFRS und Digitalisierung haben großen Einfluss auf die Gesamtbank und deren strategische Ausrichtung. Im Auswahlprozess wurden Lösungsangebote identifiziert und qualitativ sowie kommerziell bewertet.
Das Projektvorgehen unterteilte sich in zwei Phasen.
Ziel der Request-for-Information-Phase (RfI) war es, die getroffene Vorauswahl von fünf Providern auf zwei zu reduzieren. In der folgenden Request-for- Proposal-Phase (RfP) lag der Fokus auf der Auswahl des Partners auf Basis eines umfassenden und verbindlichen Angebots. Beide Projektphasen orientierten sich an dem zeb-Standardvorgehen für Provider-Auswahlprozesse (siehe Grafik). Die erprobten Prüfdimensionen „Strategische Partnerschaft“, „Fachliches und Technisches Zielbild“, „Governance und Organisation“, „Migration“ und „Kosten/Risiken“ decken die gesamte Bankfachlichkeit, die dafür notwendige technische Infrastruktur und Fragestellungen der Zusammenarbeit mit dem Provider ab. Außerdem wurden die strategische Ausrichtung des Providers, eine mögliche Einflussnahme der Bank auf Entwicklungsschwerpunkte des Providers, aber auch explizite Kosten und Risiken der Provider Lösung sowie des Projekts geprüft. Die Migrationsplanung und das künftige Vertragswerk runden das Vorgehen ab. Zur Sicherstellung der apoBank-Interessen und Prüfung der Provider- Passgenauigkeit wurden – je nach Projektfortschritt – ca. 1.200 Anforderungen über alle Dimensionen bei den Providern abgefragt.
In der RfI-Phase lag der Fokus primär auf der Prüfung der grundsätzlichen Passgenauigkeit und Finanzierbarkeit der angebotenen Lösungen. Hierbei hatten die Provider die Möglichkeit, ein Angebot auf Basis detaillierter apoBank Anforderungen abzugeben. Dabei unterstützte man die Provider bei der Erstellung des Angebots durch Formate wie Q&A-Phase, die frühe Vorstellung ausgewählter Fokusthemen (Yellow Pad Sessions), direktes Feedback zu ersten Lösungsansätzen und abschließende Angebotspräsentationen vor dem Vorstand der apoBank.
In der RfP-Phase wurden die verbliebenen zwei Provider auf „Herz und Nieren“ untersucht. Zum einen lag der Fokus auf einer qualitativen Prüfung (u. a. Fachlichkeit, Technik) mittels ca. 50 Workshops je Provider. Zum anderen verhandelte man die vertraglichen Rahmenbedingungen inklusive der Kosten und fixierte diese zu großen Teilen.
Das besondere Geschäftsmodell der apoBank und somit die Existenz spezieller Produkte und Prozesse, die auch künftig IT-seitig unterstützt werden müssen (z. B. IRBA-Ansatz, Existenzgründungen), bergen Herausforderungen an die neue IT Lösung. Zur Komplexitäts- und Kostenreduktion folgt die apoBank im Rahmen des Migrationsvorhabens dem Grundsatz „Bank follows IT“. Hierbei sollen Standardprozesse und -funktionen der Provider-Lösung eingesetzt und Abweichungen vom Standard nur bei wettbewerbsdifferenzierenden, apoBankspezifischen Anforderungen umgesetzt werden.
