Proaktives IT-Kostenmanagement

  • Für viele Unternehmen wird der Umgang mit IT-Kosten zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor.
  • Erfolgreiches Kostenmanagement basiert darauf, Übersicht und Transparenz über alle Kosten zu schaffen und diese den Verursachern zuzuordnen.
  • Die jährliche Budgetierung muss unabhängig von den Bewertungen der Vorjahre vorgenommen werden. Dafür eignet sich die ganzheitliche Methode „Zero-Based-Budgeting“.
     
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Strategisches Handlungsfeld für Versicherungsunternehmen

Aufgrund des anhaltenden Wettbewerbsdrucks wird das Thema Kostenoptimierung gerade in jüngster Zeit
als strategisches Handlungsfeld in den Fokus für Versicherer gestellt, auch wenn Kostenkontrolle und die
Einhaltung von Kostenbudgets schon immer zentrale Aufgaben des Controllings waren. Für viele Unternehmen wird insbesondere der Umgang mit IT-Kosten, die als wesentlicher Kostenblock gelten, zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Dies fordert von CIOs, anfallende Kosten eindeutig zuordnen sowie transparent machen zu können und Budgets noch gezielter an die Stellen zu allozieren, wo auch tatsächliche Wertschöpfung entsteht.
 

Herausforderungen

Die jüngsten Erfahrungen zeigen, dass eine große Herausforderung vieler Unternehmen in der proaktiven Herangehensweise beim Thema Kostenmanagement liegt. Dies ist in der Praxis daran zu erkennen, dass Kostenbetrachtungen oft sehr statisch ausfallen und sich in der IT auf technische Leistungsarten anstatt auf die konkrete Betrachtung von „Run“- und „Change“-Kosten beziehen. Im „Run“ können beispielsweise die Kosten für den Betrieb nicht eindeutig zu fachlichen Anforderungen, Prozessen oder Anwendungen zugeordnet werden – kurzum mangelt es an Transparenz über wesentliche Kostentreiber im Change und Run, was für eine schlechte Steuerbarkeit sorgt. In der Regel stehen IT-Ressourcen in vielfältiger Relation zueinander und zu Geschäftsprozessen der Organisation, weshalb die Informationsbasis zur eindeutigen Zuordnung durch verschiedene Anspruchsgruppen, unterschiedliche Sichten, Anforderungen und Informationssystemen zusätzlich erschwert wird.

Diese mangelnde Transparenz führt auch dazu, dass viele Versicherer gezwungen sind, eine IT-Budgetierung rückwärts betrachtend vorzunehmen. Dabei wird als Grundlage für die Budgetplanung schlichtweg eine Fortschreibung in Abhängigkeit zum Vorjahr durchgeführt, die keineswegs zukunftsorientiert ist.

Insgesamt ist festzustellen, dass es einer methodischen Herangehensweise beim IT-Kostenmanagement bedarf, um komplexe Strukturen zu durchdringen und die differenzierte Betrachtung von Kostenstellen und -treibern zu fördern. Übergeordnetes Ziel muss dabei sein, dass das Kostenmanagement zu einem nachhaltigen und aktiven Handlungsfeld in der Ressortstrategie entwickelt wird.
 

Lösungen

Der wesentliche Erfolgsfaktor für ein erfolgreiches Kostenmanagement ist die Schaffung von Übersicht und Transparenz aller Kosten sowie Zuordnung zu ihren Verursachern. Wenn diese aufgestellt sind, können mithilfe von Detailanalysen und KPI-Messungen die zugrunde liegenden Kostentreiber und Stellhebel von Topkostenblöcken ermittelt werden.

Demgegenüber muss ein Kostenzielbild oder ein Kostenambitionsniveau stehen, das als Gradmesser und Kontrollinstrument fungiert. Hier kommt die weit verbreitete und ganzheitliche Methode des Zero-Based-Budgeting zum Einsatz, die den Ursprung aller anfallenden Kosten durch unternehmerische Aktivitäten strukturiert und pragmatisch bewertet – ohne Berücksichtigung der Vorjahre, sondern von Grund auf.

Zero-Based-Analysen der Zielkosten in einer Abteilung, einer Gruppe von Projekten oder über Organisationseinheiten hinweg bieten größere Möglichkeiten, strukturellenBudgetprobleme und erforderliche Kosteninterventionen zu identifizieren. Aus den Analysen werden Maßnahmenideen abgeleitet, die darauf abzielen, Kostensenkungspotenziale mit Fokus u. a. auf Verträge und Sourcing, ITServices und -Prozesse und die IT-Anwendungslandschaft aufzuzeigen. Anschließend werden Umsetzungsvorschläge konkretisiert und eine Roadmap für das weitere Vorgehen erstellt. Um das Kostenmanagement erfolgreich in der Organisation zu verankern, müssen Governance-Strukturen sowie relevante Kostenmanagementprozesse dokumentiert, geeignete Reports definiert und die Strukturen und Prozesse in der Organisation umgesetzt werden, sodass Kostenverantwortung und -zuständigkeit eindeutig aufgezeigt sind.
 

Leistungen

Das zeb-Leistungsangebot umfasst ein ganzheitliches Framework, das übergeordnet zwei Ziele verfolgt: zum einen die Schaffung von Kostentransparenz und -optimierung und zum anderen die Etablierung eines nachhaltigen Kostenmanagements.

Unser praxiserprobtes IT-Kostenmanagement-Framework baut dabei auf vier wesentlichen Säulen auf, wobei je zwei den Fokus auf Inhalt und Methodik sowie Management und Organisation legen.

Säule 1 stellt umfassende Kostentransparenz her, indem die in der IT anfallenden Gesamtkosten in Run- und Change-Prozesse unterteilt werden. Innerhalb dieser Bereiche werden die Kosten zu fachlichen Clustern sowie Bereichen/Abteilungen zugeordnet, sodass ein Drilldown möglich ist.

Säule 2 definiert ein Ambitionsniveau für die (Ziel-)Kosten auf Basis der hergestellten Ist-Kostentransparenz. Identifizierte Kostensenkungspotenziale werden hinsichtlich Realisierungsaufwand und Kostensenkungspotenzialen
abgewogen und priorisiert.

Säule 3 definiert die notwendigen Strukturen und Kostenverantwortungen zur nachhaltigen Verankerung in der Organisation.

Säule 4 implementiert Kostenmanagementprozesse, die zur Erfüllung von Top-down-Kostenzielen beitragen. Untermauert wird dieses Vorgehen durch die Etablierung von Reports zur nachhaltigen Umsetzung von Transparenz gegenüber allen wesentlichen Stakeholdern.