2. Welle: Wirksam gestalten

Jetzt ist es an der Zeit, regulatorische und rechtliche Anforderungen sauber umzusetzen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten, eine entsprechende Vereinbarung unterzeichnen. Falls Sie Ordnungsmaßnahmen in der Sparkassenfiliale angeordnet haben, beispielsweise zur Händedesinfektion, so sind diese Regeln mit dem Betriebs- oder Personalrat zu vereinbaren. 

Beim Umstieg von Präsenzarbeit auf virtuelle Arbeit brauchen Ihre Mitarbeitenden Zeit, um neue Arbeitsweisen zu erlernen. Aus diesem Grund sollten sie den Umgang mit der Technik, beispielsweise durch kurze Erklärvideos, Online-Schulungen oder Webinare, eingewiesen werden. 

Wenn die Mitarbeitenden nicht gemeinsam im Büro sitzen, sondern im Homeoffice arbeiten, entstehen schnell unterschiedliche Verantwortungen außerhalb der Arbeit. Manche müssen währenddessen auf ihre Kinder aufpassen, die nicht mehr in die Schule können, andere gehen für ihre Eltern einkaufen. Daher sollten Sie sich vom starren Arbeitszeitmodell lösen und individuelle Kernarbeitszeiten sowie diesbezügliche Transparenz im Team und gegenüber den Schnittstellen ermöglichen. Bewährt haben sich kurze An- und Abmeldungen, wie „Guten Morgen“, „Ich bin jetzt in der Mittagspause“ oder „Ich mach Feierabend“, in den bestehenden Kommunikationstools. 

Die Anforderungen an ein gut vorbereitetes virtuelles Meeting unterscheiden sich nicht wesentlich von denen eines analogen Meetings. Nur ist es jetzt noch wichtiger, dass diese Anforderungen erfüllt sind, sonst ist ein ineffizientes und frustrierendes Meeting für alle Teilnehmer vorprogrammiert.

Hier unsere Tipps:

• Klares Ziel und Agenda vorab transparent machen
• Teilnehmerkreis kritisch hinterfragen und sehr zielgerichtet festlegen: Wer kann wirklich helfen?
• Realistische Zeitblöcke setzen und einhalten –es darf auch mal nur eine 15- oder 20- minütige Abstimmung sein
• Kommunikationsregeln,  wer zum Beispiel gerade nicht spricht, schaltet sich stumm, vereinbaren und Rahmenbedingungen schaffen, insbesondere eine stabile Verbindung und Ruhe 
• Aufgaben im Call verteilen und dann kurze Notiz inklusive Hausaufgaben und Verantwortlichkeiten im Nachgang an alle Teilnehmenden schicken
• Arbeiten Sie paarweise an einem geteilten Bildschirm, um komplexe Themen zu durchdenken oder zu lösen, sogenanntes Pairing

Die momentane Situation ist für alle Beteiligten, egal ob Führungskraft oder Mitarbeitender, ungewohnt. Wie bei jeder Veränderung wird Führungskräften aber eine besondere Rolle zuteil. Nutzen Sie die Situation, um sich selbst und Ihr Team in Sachen Kommunikation, Kooperation und Eigenverantwortung weiterzuentwickeln. 

Unsere Tipps dafür in aller Kürze:

• Seien Sie Vorbild und gehen Sie bei der Umsetzung der Empfehlungen und des neuen noch ungewohnten Zusammenarbeitsmodells voran
• Holen Sie sich Hilfe und bieten Sie diese auch aktiv an
• Seien Sie erreichbar und virtuell sichtbar: Erkundigen Sie sich auch proaktiv, wie es Ihren Mitarbeitenden geht
• Bewerten Sie Ihren eigenen Verantwortungsbereich: Durch die Arbeit in virtuellen Teams dauern Prozesse zunächst länger, Engpässe entstehen und Aufgaben müssen priorisiert werden. Somit gelten folgende Leitfragen: Was ist jetzt wirklich wichtig und dringlich? Was können wir für den Moment weglassen?
• Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden: Als Führungskraft können Sie Ihre Teams nicht ständig kontrollieren, sondern müssen Ihren Mitarbeitenden Freiräume und somit Vertrauen geben. Dies gilt sowohl für die Arbeitszeiten als auch für inhaltliche Aspekte. Steuern Sie eher die Inhalte bzw. die Ergebnisse, als an einem einfachen Aktivitätencontrolling festzuhalten

Die Bedeutung von guter Kommunikation rückt bei der Umstellung von Präsenzarbeit zu virtueller Arbeit noch weiter in den Vordergrund. Übergreifend gibt es einige Aspekte, die Sie bei der Arbeit in virtuellen Teams berücksichtigen sollten:

• Vernachlässigen Sie auch auf die Entfernung nicht die persönliche Beziehung: „Wie war das Wochenende?“ oder „Wie geht’s den Kids?“
• Video statt Telefonat
• Vereinbaren Sie klare Kommunikationsregeln im Team bzw. Unternehmen und machen Sie diese sichtbar und alltagsrelevant
• Machen Sie gemeinsame Fortschritte und Arbeitsergebnisse, zum Beispiel durch ein digitales Kanban-Board, sichtbar
• Es ist enorm wichtig, dass der Informations- und Dokumentenaustausch gleichberechtigt und transparent organisiert ist

Die Unternehmenskommunikation in der Krise muss darüber hinaus laufend, aktuell und leicht auffindbar sein. Bei aller Unsicherheit geben Sie Prozesssicherheit und sagen Sie auch, was Sie aktuell nicht wissen.

Mit Blick auf die Zusammenarbeit nach der Krise gilt es, das Erlernte auch darüber hinaus zu festigen. Schaffen Sie also weiterhin die relevanten Voraussetzungen und nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden mit. So schaffen Sie attraktive Arbeitsbedingungen für künftige Mitarbeitende, bilden Ihre eigenen Mitarbeitenden weiter und sind für kommende Situationen dieser Art bestens gewappnet. „Schnell anfangen, nie aufhören“ – das ist unser Credo.