Referenz

Zukunftsfähige Ausrichtung der Meldewesenorganisation

Die Volksbank Wien ist die Zentralorganisation der im Volksbankenverbund zusammengeschlossenen österreichischen Volksbanken. In dieser Funktion übernimmt die Volksbank Wien unter anderem die Erstellung der regulatorischen Meldungen auf konsolidierter Ebene. Um den weiter an Umfang und Komplexität zunehmenden regulatorischen Anforderungen auch zukünftig gewachsen zu sein, wurde zeb mit der Überprüfung der organisatorischen Aufstellung des Meldewesens beauftragt.

Nach einer Analyse der aktuellen Meldeprozesse wurden Optimierungsmaßnahmen zur weiteren Stabilisierung der Meldefähigkeit definiert. Für die mittelfristige Zukunftsfähigkeit wurde ein organisatorisches Zielbild 2020 unter Berücksichtigung der internen und externen Rahmenbedingungen abgeleitet.

1. Konsequent:
Umsetzung

Neben der Dokumentation der bisherigen Prozesse im Meldewesen wurden in Interview-basierten Workshops bestehende Schwächen und Risiken gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen identifiziert. Diese bildeten die Grundlage für die Definition von kurzfristigen Stabilisierungs- und Optimierungsmaßnahmen. Auf Basis vergleichbarer Projekterfahrungen und umfassender Kenntnisse der internen Strukturen und Systeme agierte das zeb-Projektteam als Moderator, Impulsgeber und Fachexperte.

Bei der Entwicklung des organisatorischen Zielbilds 2020 wurden die allgemein erwarteten zusätzlichen Anforderungen der Aufsichtsbehörden sowie die durch die Umsetzung des Gemeinsamen Datenmodells (GMP) in Österreich bedingten strukturellen Änderungen einbezogen. Ergänzend wurden die innerhalb des Volksbankenverbunds geplanten Veränderungen berücksichtigt. Insbesondere sind hier die strukturellen Änderungen durch die Konsolidierung des Volksbanken Sektors sowie die IT-Maßnahmen zu nennen. Die Ausgestaltung des Zielbilds in den Dimensionen Prozesse, Funktionen, Skills und IT-Infrastruktur wurde in gemeinsamen Diskussionen mit Abteilungs- und Bereichsleitung sowie dem Vorstand erarbeitet. Dabei stand immer der ganzheitliche Blick auf die zukünftige Meldewesenorganisation im Fokus (siehe Grafik).

2. Wirkungsvoll:
Ergebnisse

Die Fokussierung auf kurzfristig wirksame Maßnahmen im bestehenden technischen und organisatorischen Set-up hat maßgeblich zur Stabilisierung der aktuellen Meldeprozesse beigetragen. So können z. B. durch die überarbeiteten Prozessdokumentationen die operationellen Risiken deutlich gesenkt oder durch die Fixierung von Datenverantwortlichkeiten die Effizienz der Prozessdurchläufe verbessert werden.

Das über alle relevanten Dimensionen alignierte Zielbild 2020 gilt als roter Faden für die Umsetzung einer effizienten Meldewesenorganisation.

Neben den erforderlichen auf- und ablauforganisatorischen Anpassungen sind die notwendigen Mitarbeiterkapazitäten nach Skills quantifiziert. Daran sind die Personalentwicklungsmaßnahmen auszurichten, um für die zukünftigen Herausforderungen im Meldewesen die richtige Mannschaft an Bord zu haben.

Analyse- und Ergebnismodell

3. Zukunftssicher:
Ausblick und Fazit

zeb unterstützte die Prozessdokumentation mit der operativen Prozessaufnahme und -dokumentation nach BPMN-Standards. Die qualitätsgesicherten Ergebnisdokumente stehen für die laufende Pflege durch die internen Business Partner im hauseigenen Prozess- Repository zur Verfügung. So gewährleistet die Volksbank Wien ein effizientes und fortlaufend optimiertes Prozessmanagement.

Die entwickelten kurzfristigen Maßnahmen ermöglichen eine weitere Stabilisierung der Meldewesenprozesse und in der Folge eine Entlastung der Ressourcen. Dies schafft dringend benötigte Freiräume für anstehende Projektaufgaben.

Das Zielbild 2020 schafft Transparenz über die notwendigen Veränderungsbedarfe, um die Meldewesenorganisation der Volksbank Wien frühzeitig für die zukünftigen Herausforderungen fit zu machen. Strukturen, Prozesse und Mitarbeiter können gezielt entwickelt werden.