Gewachsene Systemlandschaften

Viele Versicherungsunternehmen arbeiten nach wie vor mit historisch gewachsenen IT-Systemen, die die heutigen und zukünftigen Anforderungen an Integration, Automatisierung und Digitalisierung nicht mehr erfüllen. Die Modernisierung der IT-Landschaft ist demzufolge ein zentrales Element der Unternehmensstrategie. 

Ziel ist es, die IT so auszurichten, dass sie als Enabler für neue Geschäftsmodelle, effiziente Prozesse und innovative Kundenerlebnisse fungiert.

Die Einführung neuer Standardsoftware geht jedoch mit erheblichen Investitionen und langfristigen Bindungen einher. Die Auswahlentscheidung hat häufig für die nächsten 15 bis 20 Jahre Bestand und beeinflusst maßgeblich die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig verfügen viele Versicherer über wenig Erfahrung mit der Durchführung solcher Auswahlverfahren, da sie selten vorgenommen werden. Die beteiligten Fach- und IT-Expert:innen müssen das Auswahlverfahren zudem parallel zu ihrem Tagesgeschäft bewältigen, was die verfügbaren Ressourcen zusätzlich strapaziert. 

Die Qual der Wahl

Die Auswahl und Einführung neuer Softwarelösungen ist ein komplexes Vorhaben, das zahlreiche Herausforderungen mit sich bringt:

• Hohe Investitionssummen und langfristige Bindung: Die Entscheidung für eine neue Software ist mit erheblichen finanziellen und strategischen Verpflichtungen verbunden. Fehler in der Auswahl können zu hohen Folgekosten führen.
• Seltene Durchführung: Da derartige Auswahlverfahren selten durchgeführt werden, fehlt es oft an methodischer Routine und etablierten Prozessen.
• Ressourcenknappheit: Die relevanten Expert:innen sind meist stark im Tagesgeschäft eingebunden, was die Durchführung des Auswahlverfahrens erschwert.
• Vielfalt der Anforderungen: Es gilt, eine Vielzahl fachlicher, technischer, regulatorischer und wirtschaftlicher Anforderungen zu berücksichtigen und abzuwägen.
• Markttransparenz: Der Softwaremarkt ist dynamisch und unübersichtlich. Eine fundierte Marktanalyse ist notwendig, um alle relevanten Anbieter identifizieren und bewerten zu können.

Auswahlprozess

Ein methodisch fundiertes und strukturiertes Vorgehen ist der Schlüssel zur erfolgreichen Softwareauswahl. Der Auswahlprozess sollte flexibel an die spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Externe Berater:innen können dabei unterstützen, Marktwissen und methodische Kompetenz einzubringen. Im Folgenden wird ein mehrstufiges Vorgehen skizziert, das sich in der Praxis vielfach bewährt hat:

1. Systematische Marktanalyse

Der Auswahlprozess beginnt mit einer umfassenden Marktanalyse. Ziel ist es, einen vollständigen Überblick über alle relevanten Anbieter und Lösungen im Zielsegment zu gewinnen. Bereits in dieser Phase erfolgt eine erste Eingrenzung des Lösungsraums anhand grundlegender Kriterien, wie z. B. regulatorischer Anforderungen, regionaler Verfügbarkeit oder grundlegender technologischer Voraussetzungen. Im Ergebnis entsteht ein strukturierter Marktüberblick, der als Basis für die weiteren Auswahlschritte dient.

2. Erstellung einer Longlist

Im nächsten Schritt werden die identifizierten Anbieter mithilfe strategischer und unternehmensspezifischer Kriterien bewertet. Dazu zählen beispielsweise die Marktpräsenz, Referenzen im relevanten Segment, das angebotene Betriebsmodell (z. B. SaaS), die Stabilität des Anbieters sowie die grundsätzliche Kompatibilität mit der Unternehmensstrategie. Daraus entsteht eine qualifizierte Longlist, die als Grundlage für die detaillierte Validierung verwendet wird.

3. Detaillierte Validierung und Shortlist

Die Anbieter der Longlist werden nun einer detaillierten Validierung unterzogen. Hierzu wird ein Anforderungskatalog erstellt, der sowohl Standard- als auch spezifische Anforderungen des Versicherungsunternehmens abdeckt. Die Anbieter werden systematisch befragt (z. B. mittels Request for Information, RFI), um die Abdeckung der Anforderungen zu prüfen. Mit der Shortlist kristallisieren sich zwei bis drei Anbieter heraus, die die Anforderungen am besten erfüllen und Teil der weiteren Überprüfung bleiben.

4. Proof of Concept (PoC) und finale Auswahl

Die Anbieter der Shortlist werden im Rahmen eines Proof of Concept (PoC) auf gründlichst geprüft. Ziel ist es, die Leistungsfähigkeit der Lösungen unter realistischen Bedingungen zu validieren und belastbare Angebote einzuholen. Damit entsteht die Entscheidungsgrundlage für die finale Auswahl und Beauftragung des Anbieters.

5. Dokumentation und Entscheidungsfindung

Ein zentraler Erfolgsfaktor im Auswahlverfahren ist die lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Prozessschritte und Ergebnisse. Während des gesamten Auswahlprozesses gilt es, sämtliche relevanten Informationen wie den ausgearbeiteten Anforderungskatalog, die Bewertungsergebnisse der einzelnen Phasen sowie die Angebote und Proof-of-Concept-Ergebnisse der Anbieter festzuhalten. Dies ermöglicht es, die Entscheidungsfindung transparent und revisionssicher nachzuvollziehen. 

Die Dokumentation bildet zudem die Grundlage für die weitere Vertragsgestaltung und dient als Referenz für alle Beteiligten. Am Ende des Prozesses steht eine fundierte und klar begründete Auswahlentscheidung, die auf den dokumentierten Fakten und Bewertungen basiert. Dadurch wird sichergestellt, dass die Entscheidung nicht nur nachvollziehbar, sondern auch langfristig tragfähig ist und als solide Basis für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts dient.

Fazit

Ein strukturierter Auswahlprozess für Standardsoftware ist essenziell, um die langfristige Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von Versicherungsunternehmen sicherzustellen. Die Kombination aus methodischer Stringenz, breiter Einbindung der relevanten Stakeholder und externer Expertise schafft Transparenz, minimiert Risiken und ermöglicht eine fundierte Entscheidung. Die gewählte Lösung bildet die Basis für die erfolgreiche Umsetzung der IT-Strategie und die nachhaltige Transformation des Unternehmens.

Ausblick

Nach der Softwareauswahl gilt es, zusammen mit dem Implementierungspartner den Start in das Umsetzungsprojekt bestmöglich vorzubereiten und Strukturen zu schaffen. Im kommenden Artikel betrachten wir die Wahl eines für die Organisation passenden Vorgehensmodells sowie darauf aufbauend die Gestaltung der Aufbauorganisation. Erfolgt die Projektarbeit agil, klassisch nach Wasserfall oder hybrid-agil? Welche Rollen und Gremien braucht es im Projekt?