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Neue EU-Regeln fluten Sparkassen mit teils noch unklaren Anforderungen. Wo also besteht konkreter Handlungsbedarf und wo kann alles so bleiben, wie es ist? Die Zeit drängt. Ein Institut geht gemeinsam mit uns auf Spurensuche – und entdeckt dabei überraschende Baustellen.
Das Wichtigste in Kürze
Der 10. Juli 2027 ist für das Kreditgewerbe ein zentrales Datum. Ab dann greifen neue Regeln des EU-Pakets gegen Geldwäsche. Sparkassen müssen bis dahin ihre Abläufe an einheitliche europäische Standards anpassen und dabei eine Vielzahl von Vorschriften beachten. Verstöße können erhebliche aufsichtsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen – bis hin zu einer persönlichen Haftung der Vorstände.
Doch wo genau entsprechen die internen Prozesse bereits den künftigen Anforderungen und wo bestehen Lücken, die so schnell wie möglich geschlossen werden müssen? Mit diesen Fragen sind nun zahlreiche Sparkassen konfrontiert. Das folgende Fallbeispiel zeigt, wie wir ein Institut auf diesem Weg begleiten.
Für die Sparkasse stehen zu Beginn des Projekts fünf zentrale Aufgaben im Fokus:
1. Sicherungsmaßnahmen neu organisieren: Der Vorstand beabsichtigt, die Geldwäscheprävention weiterzuentwickeln und zu prüfen, welche Sicherungsmaßnahmen die Sparkasse künftig selbst übernimmt und welche weiterhin ausgelagert werden können.
2. Mehr Kundendaten erfassen: Für Neu- und Bestandskunden sind künftig deutlich mehr Informationen zu erheben, zu dokumentieren und zu bewerten. Das heißt: mehr Aufwand in der Kundenberatung.
3. Risiken früher erkennen: Die Verfahren zur Erkennung von Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung müssen weiterentwickelt werden. Kunden sind anhand zusätzlicher Kriterien zu bewerten und nach ihrem individuellen Risikoprofil einzuordnen.
4. IT fit machen für neue Vorgaben: Die IT-Systeme sind so auszubauen, dass verdächtige Kunden und Transaktionen automatisiert erkannt und ausgewertet werden können.
5. Prozesse und Mitarbeitende vorbereiten: Interne Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Abläufe müssen an die neuen EU-Vorgaben angepasst werden. Schulungen sollen dafür sorgen, dass die neuen Anforderungen im Arbeitsalltag umgesetzt werden.
Der Rahmen steht, die Details folgen
Dieses Arbeitspaket abzuarbeiten, stellt für die Sparkasse bereits eine erhebliche Herausforderung dar. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die neuen Regulierungsvorschriften erst mit der Zeit konkretisieren. Zunächst gibt es die gesetzlichen Vorgaben, später folgen detaillierte Hinweise zur Auslegung (Durchführungsbestimmungen und Leitlinien). Die Sparkasse muss somit handeln, obwohl noch nicht alle Detailfragen geklärt sind.
Wo also anfangen? Um das zu entscheiden, ist Erfahrung in Regulierungsfragen nötig – die unsere Fachleute bei zeb seit Jahren sammeln. Sie beraten Sparkassen nicht nur im Bereich Geldwäscheprävention, sondern haben den Sektor auch bei der Einführung von neuen aufsichtsrechtlichen Vorgaben begleitet. Auf diesen Erfahrungen können wir beim EU-Geldwäschepaket aufbauen.
Zu Beginn des Projekts identifizieren wir gemeinsam mit der Sparkasse systematisch bestehende Lücken. Dabei setzen wir auf einen strukturierten Ansatz, der sich in vorausgegangenen Projekten bewährt hat: Wir übertragen die Anforderungen des EU-Geldwäschepakets in eine detaillierte Übersicht und bewerten sie nach ihrer Relevanz für die Sparkasse. So erkennen wir sicher und nachvollziehbar, wo Handlungsbedarf besteht.
Suche nach Schwachstellen
Im nächsten Schritt schauen wir uns die Lücken an. Typische Baustellen verbergen sich häufig hinter Fragen wie: Sind die internen Richtlinien und Arbeitsanweisungen so formuliert, dass sie den neuen Vorschriften entsprechen? Wo muss nachgeschärft werden? Wie werden die Regeln im Alltag tatsächlich gelebt?
Um Antworten zu finden, arbeiten wir uns tief in die Dokumentationen der Sparkasse ein – wir prüfen Rahmenanweisungen oder Prozessbeschreibungen genauso wie Revisionsberichte, die oft auf Lücken in den Prozessen hinweisen. Wir werten die Geldwäscherisikoanalysen aus und werfen einen genauen Blick auf die Risikoprofile der Kunden. Dabei zeigt sich: Viele Informationen könnten noch isoliert in verschiedenen Abteilungen abgelegt sein. Künftig sollen sie zentral für den Zugriff aller beteiligten Einheiten verfügbar sein, um Risiken schneller zu erkennen und zu bewerten.
Mehr Informationen im vertraulichen Gespräch
Wichtige Erkenntnisse liefern Gespräche mit den Mitarbeitenden. Sie zeigen, wie die Geldwäschevorgaben im Alltag umgesetzt werden und an welchen Stellen Prozesse, Zuständigkeiten oder Arbeitsanweisungen noch angepasst werden müssen. Voraussetzung dafür ist eine offene Gesprächsatmosphäre, in der Fehler und Defizite ehrlich angesprochen werden.
Auf diesem Weg decken wir zahlreiche Schwachstellen auf – zwei davon sind besonders kritisch: der periodische Review des Geldwäscherisikoprofils (KYC-Rating) und die standardisierte Vorlage zur Identifizierung und Prüfung von Kunden. In beiden Fällen fehlen wichtige Daten und Prüfmechanismen. Bleiben diese Mängel bestehen, steigt die Gefahr, dass Geldwäscherisiken nicht erkannt werden und die Sparkasse gegen regulatorische Vorgaben verstößt. Das kann zu Beanstandungen durch die Aufsicht und im schlimmsten Fall zu Bußgeldern führen.
Was gibt es für die Sparkasse zu tun?
Anhand dieser und vieler weiterer Erkenntnisse lassen sich die nächsten Schritte ableiten. Gemeinsam mit der Sparkasse erweitern wir die KYC-Prozesse und prüfen, ob die Screening- und Monitoring-Verfahren noch angemessen und geeignet sind. Außerdem entwickeln wir ein Konzept für die Schulung der Mitarbeitenden und ermitteln den Umsetzungsaufwand für jeden Fachbereich.
Dann beginnt die Transformation. Die neuen Abläufe werden eingeführt, getestet und nachgeschärft. So entsteht eine Organisation, die nicht nur die Anforderungen des EU-Geldwäschepakets erfüllt, sondern auf lange Sicht robuster, transparenter und effizienter arbeitet.
