Ein umfassendes Scoping ist ein wesentlicher Baustein für den Erfolg komplexer Großprojekte – insbesondere vor dem Hintergrund langer Laufzeiten.
Scoping schafft Transparenz darüber, was im Gesamtvorhaben umgesetzt werden soll und was bewusst nicht Teil des Projekts ist.
Erst durch diese klare Abgrenzung lässt sich Kostenstabilität für das Gesamtvorhaben realistisch anvisieren. Erfahrungen aus zahlreichen zeb-Projekten zeigen, dass es sinnvoll ist, bereits vor Beginn der Umsetzung i. d. R. sechs bis neun Monate gemeinsam mit dem Hersteller in die verbindliche Definition des Projektumfangs zu investieren. Dieser Aufwand zahlt sich mehrfach aus: Ein präzise dokumentierter und von allen Beteiligten verstandener Scope reduziert Projektrisiken, vermeidet unangenehme Überraschungen während der Umsetzung und schützt zuverlässig vor Abweichungen von geplanten Kosten- und Zeitvorgaben.
Gleichzeitig sorgt ein klar definierter Projektumfang für beidseitige Planungssicherheit: Das Versicherungsunternehmen weiß genau, welche Ergebnisse es erhält, während der Hersteller seinen Lieferumfang eindeutig kennt. Auf dieser Basis entsteht eine stabile Grundlage für die weitere Projektarbeit.
Ein weiterer Bestandteil des Scopings ist die Definition klarer Leitplanken, die von beiden Parteien – Auftraggeber und Hersteller – gemeinsam vereinbart und während der gesamten Projektdauer eingehalten werden. Sie stellen sicher, dass Entscheidungen konsistent getroffen werden und das Projekt nicht unkontrolliert wächst oder von definierten Zielen abweicht.
Beispiele für solche Leitplanken:
- „Standard führt“: Entscheidungen orientieren sich primär am bestehenden Herstellerstandard.
- Prozessorientierung: Die fachliche und technische Ausgestaltung richtet sich konsequent an den zugrunde liegenden End-to-End-Prozessen aus – nicht an isolierten Einzelanforderungen.
- Automatisierung vorantreiben: Jede Möglichkeit zur Dunkelverarbeitung bzw. Automatisierung wird geprüft und genutzt, um Effizienzpotenziale vollständig auszuschöpfen.
Wie diese Leitplanken in der Praxis wirken, zeigt das Prinzip „Standard führt“: Wurde dieses Prinzip gemeinsam beschlossen, müssen sämtliche Anforderungen zunächst mit Blick auf den Standard bewertet werden. Abweichungen werden nur dann berücksichtigt, wenn sie fachlich zwingend notwendig und begründbar sind. Eine fundierte Datenanalyse bildet hierfür die Basis: Sie zeigt, wie bestehende Prozesse und Anforderungen zum Standard passen und wo tatsächlicher Anpassungsbedarf besteht.
Die Anforderungsermittlung spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Damit sie gelingt, sollte sich der Versicherer frühzeitig und gut auf das Scoping vorbereiten. Dazu gehört zum Beispiel, vorhandene Anforderungskataloge zu nutzen, unverhandelbare Funktionen eindeutig zu markieren und klar festzuhalten, an welchen Stellen man bereit ist, dem Herstellerstandard zu folgen. Ebenso wichtig ist ein solides Verständnis des Funktionsumfangs des Herstellers, idealerweise durch einen Testzugang oder regelmäßige Produktdemos. So lässt sich frühzeitig einschätzen, welche Anforderungen realisierbar sind und wo Anpassungen notwendig werden könnten. Darüber hinaus sollten Fachanwender:innen frühzeitig eingebunden werden. Ihre Praxissicht und fachliche Expertise sind entscheidend, um Anforderungen realistisch und vollständig zu definieren.
Eine klare Abgrenzung gehört ebenfalls dazu: Welche Anforderungen werden umgesetzt, welche explizit nicht? Erst auf dieser Basis lässt sich das Delta zwischen Herstellerstandard und Kundenanforderungen verlässlich bestimmen, inklusive einer realistischen Einschätzung von Kosten und Aufwand. Parallel dazu erfolgt der Abgleich mit der bestehenden IT-Infrastruktur, den benötigten Schnittstellen und weiteren technischen Rahmenbedingungen.
Das Ergebnis dieses Vorgehens ist eine belastbare Grobspezifikation. Sie umfasst unter anderem den Customizing-Bedarf, relevante Integrationsbeziehungen und Schnittstellen, notwendige Prozessanpassungen sowie eventuelle Änderungen an Umsystemen im Verantwortungsbereich des Versicherers. Zugleich dokumentiert sie alle wesentlichen Artefakte und Arbeitspakete so, dass deren Inhalte über die gesamte Projektlaufzeit hinweg eindeutig und nachvollziehbar bleiben.
Aus der Grobspezifikation entsteht sowohl der initiale Arbeitsvorrat als auch das Projekt-Backlog, das während der gesamten Projektlaufzeit priorisiert und kontinuierlich ausgestaltet wird. Durch die frühzeitige Sortierung der Backlog-Items lassen sich einzelne Projektstufen oder Releases besser planen und einschätzen. So entsteht von Beginn an eine verlässliche Grundlage für Aufwandsschätzungen, Ressourcenplanung und Zeitplanung. Zur Organisation und Dokumentation haben sich Werkzeuge wie z. B. Jira für die Planung und Confluence für die Dokumentation etabliert – Standardtools, die Transparenz schaffen und die Zusammenarbeit effizient unterstützen.
