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Review und Recovery entlang des zeb.PURE-Ansatzes
Die Erneuerung der IT hat für Versicherungsunternehmen in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. Dies lässt sich insbesondere daran erkennen, dass die Unternehmen ihren Worten nun Taten folgen lassen und bereits zahlreiche Erneuerungsinitiativen gestartet wurden. Dass die Institute die Aktivitäten teilweise lange aufgeschoben haben, liegt an der Komplexität der Vorhaben. Denn es handelt sich bei Systemeinführungen und Migrationen um die komplexesten und kostspieligsten Vorhaben in der IT. Dies erklärt auch die häufigen, diversen Herausforderungen im Projektverlauf, mit denen sich statistisch gesehen mindestens vier von fünf Projekten auseinandersetzen müssen. Eine (temporäre) Schieflage ist somit keineswegs ein Einzelfall, sondern kann auch in gut gesteuerten Projekten auftreten. Umso wichtiger ist der professionelle Umgang mit einer solchen Situation, um das Projekt möglichst kurzfristig wieder in die richtigen Bahnen zu lenken und den Projekterfolg nicht zu gefährden.
Herausforderungen
Bei Systemeinführungen und Migrationsprojekten handelt es sich um die komplexesten und aufwendigsten Vorhaben innerhalb der IT. Aus diesem Grund ist es wenig verwunderlich, dass es häufig zu Herausforderungen und zum Teil auch Komplikationen im Projektverlauf kommt. Hierbei handelt es sich keinesfalls um Einzelfälle. Eine Schieflage muss keinesfalls ein K.-o.-Kriterium für ein Projekt sein. Ein professioneller und entschlossener Umgang mit dieser Situation ist ausschlaggebend für den weiteren Projektverlauf.
Wo liegen die Gründe für die besonderen Herausforderungen? Neben der inhaltlichen Komplexität ist vor allem die Steuerungskomplexität dafür maßgeblich. Sie ergibt sich aus der Zusammenarbeit mit Software-Providern und häufig noch weiteren, spezialisierten Anbietern.
Hinzu kommt, dass die Provider oft starke Fachexpertinnen und -experten bereitstellen. Diese verfügen aber nicht unbedingt über ausreichende Projektmanagementfähigkeiten. Ganz grundsätzlich sind personelle Kapazitätsengpässe bei den Providern keine Seltenheit. Viele parallel laufende Migrationsprojekte im Markt sind ein Grund dafür.
Außerdem zeigen die Provider häufig zu wenig Eigeninitiative, um Transparenz über Aufwände und Fortschritte herzustellen. Einige Versicherer versuchen, diesen Herausforderungen mit Generalunternehmerkonstrukten und Partnerkonzepten zu begegnen. Die Erfahrung zeigt aber, dass auch solche Ansätze den Auftraggeber nicht von der aktiven Steuerungs- und Treiberrolle entbinden. Die Komplexität der Steuerung liegt somit in jedem Fall bei den Versicherungsunternehmen. Versicherern bleibt nur die Möglichkeit, dieser Komplexität durch die Etablierung entsprechender Governance- und Steuerungsmechanismen proaktiv zu begegnen.
Oft fehlen den Versicherern jedoch entsprechende Erfahrungswerte. Ohne diese ist es aber sehr schwierig, die Wirksamkeit entsprechender Mechanismen im Vorfeld zu beurteilen. Dann zeigt sich häufig erst im Projektverlauf, welche Steuerungsmechanismen sich bewähren und welche ihre Wirkung verfehlen. Nachjustierungen werden notwendig, um die Steuerbarkeit des Projekts nachhaltig sicherzustellen.
Fazit: Eine nicht ausreichende Steuerbarkeit und fehlende Transparenz sind die häufigsten Ursachen für die besonderen Herausforderungen im Projektverlauf.
Erkenntnisse
Wird die (potenzielle) Schieflage eines Projekts frühzeitig erkannt, können die Herausforderungen in der Regel kurzfristig ausgeräumt und das Projekt wieder in die richtigen Bahnen gelenkt werden. Gelingt dies nicht, verstreicht wichtige Zeit zur Stabilisierung des Projekts. In diesen Situationen ist häufig ein Reset des Projekts erforderlich: Die bisherigen Planungsannahmen müssen kritisch hinterfragt werden. Selbst eine grobe Einhaltung von +15 Prozent der ursprünglichen Planung ist in solchen Fällen wenig realistisch.
Zur unabhängigen Bewertung von Projekten haben sich Reviews und Recoveries in der Praxis etabliert. Deren Ziel ist es, die Situation eines Projekts unabhängig zu bewerten und gegebenenfalls entsprechende Handlungsmaßnahmen zu definieren.
Das Ziel von Reviews und Recoveries ist dabei die kritische Überprüfung, ob ein Projekt unter den aktuellen Bedingungen in der Lage ist, die zu Beginn gesetzten Ziele zu erreichen und hierbei mögliche Auswirkungen auf Zeit, Qualität und Budget frühzeitig transparent zu machen. Ein ebenso elementarer Bestandteil ist darüber hinaus das Definieren und Einleiten entsprechender Maßnahmen zum Gegensteuern, um den Erfolg eines Projekts trotz temporärer Schieflage zu gewährleisten.
Lösungen
zeb bietet im Bereich Review und Recovery von IT-Migrationsprojekten den PURE-Ansatz an (= Prepare, Understand, Recover, Ensure). Der Ansatz bewertet Projekte in vier Schritten entlang der fünf Dimensionen Scope & Objectives, Solution & Functionality, Organization & Governance, Planning & Execution sowie Business Value.
Hierzu werden im Rahmen von Interviews mit den Experten und Stakeholdern der aktuelle Status des Projekts sowie mögliche Probleme und Herausforderungen bewertet. Zusätzlich findet eine Prüfung des Projektplans sowie die Analyse von Planabweichungen statt. Hierzu gehört auch eine realistische Einschätzung des bisherigen sowie zukünftigen Projektaufwands.
Anschließend erfolgt eine Analyse der hierfür verantwortlichen Ursachen samt der Definition konkreter Umsetzungsmaßnahmen, um mögliche Problemstellungen kurzfristig aufzulösen und zukünftig zu vermeiden. Verbleibende Risiken werden transparent aufbereitet und den Stakeholdern zur Verfügung gestellt.
Das Vorgehen konnte bereits in zahlreichen Reviews erfolgreich eingesetzt werden und dabei helfen, Schieflagen von Projekten frühzeitig zu identifizieren bzw. aufzulösen.
