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zeb unterstützte ein Institut bei der Optimierung des Meldewesens durch Reorganisation komplexer und unübersichtlicher Abläufe und die Transformation hin zu einem flexiblen und leistungsfähigen Zielbild.
Kundensituation richtig verstehen
Durch das stete Wachstum regulatorischer Anforderungen sowie die historisch bedingte Abhängigkeit der Prozesse von manuellen Eingriffen und Workarounds außerhalb der vorgesehenen Systemarchitektur waren Qualität und Termintreue des Meldewesens gefährdet. Ressourcen waren hieraus resultierend umfassend für Regelprozesse gebunden, so dass wenig Mitarbeiterkapazität für die Weiterentwicklung der Abteilung auch in der institutsinternen Zusammenarbeit aufgewendet werden konnte. Darüber hinaus entstand hierdurch eine starke Abhängigkeit von gebündeltem Expertenwissen. Das Projekt hatte zur Aufgabe, die Stellhebel zu identifizieren, um die Leistungsfähigkeit wieder signifikant zu verbessern. Dafür sollte ein entsprechendes Zielbild entwickelt und prioritäre Maßnahmen umgesetzt werden.
Holistische Sicht entscheidend
Eine umfassende Bestandsaufnahme in Form von Mitarbeiterworkshops, gezielten Experteninterviews, Sichtung der Fach- und Prozessdokumentation sowie protokollarischer Begleitung eines Meldemonats gliederte sämtliche anfallenden Regeltätigkeiten und zeigte Abhängigkeiten zwischen diesen auf. Auf Basis des so erhobenen Status quo sowie Benchmark-Analysen wurde ein gemeinsames Zielbilds entwickelt. Dabei wurden die regulatorischen Anforderungen und deren Umsetzungsspezifika in einem übergreifenden Rahmenwerk festgehalten, welches als zentrales Leitlinie etabliert wurde. Die bestehende IT-Architektur wurde überarbeitet und zahlreiche manuelle Prozesse in die automatisierte Verarbeitung übergeben. Weiterhin erfolgte eine inhaltliche Überprüfung bestehender Prozesse mit dem Ergebnis einer Verschlankung und Optimierung unter Hebung vorhandener Synergien. In diesem Zusammenhang wurden unter anderem stets aufgeschobene Abstimmungen mit zuliefernden Abteilungen zur Behebung von Datenfehlern forciert, sowie Datenbereinigungsmaßnahmen und notwendige Eingriffe in die IT-Infrastruktur realisiert.
Entlastung für alle Beteiligten
Die prozessuale Gesamtarchitektur des Meldewesens wurde erstmalig vollumfänglich erfasst, Zuliefer- und Abnehmersysteme systematisch aufgeführt und einzelne Prozessschritte im Detail ausformuliert. Zu diesem Zweck wurde eine klare Dokumentationsstruktur ausgehend von einer zentralen Meldefibel entworfen und realisiert. Identifizierte Schwachstellen in Datenstruktur und Prozessabläufen wurden behoben und die Notwendigkeit manueller Eingriffe auf ein Minimum reduziert. Es wurden Prüfroutinen etabliert, welche zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeiter beitrugen. Durch diese Optimierungsmaßnahmen konnten Fehlerquellen nachhaltig beseitigt, die Meldefähigkeit sichergestellt und darüber hinaus Mitarbeiterkapazitäten für Entwicklungsthemen freigespielt werden. So wurde eine performante und zeitgemäße Meldeweseneinheit geschaffen, die den regulatorischen Herausforderungen gewachsen ist.
