Sieben "heilige Bücher" weisen den Weg

Das Projekt

Wann muss die Bonitätsprüfung erfolgen? Wer darf einen Kredit bis 100.000 Euro genehmigen? Und wie werden die Sicherheiten bewertet? Fragen wie diese hat die Sparkasse Vorpommern wie üblich in Arbeitsanweisungen geregelt. Die Antwort muss meist vorliegen, bevor ein Kredit vergeben wird. Wenn nicht, kann es Ärger geben. Denn Institute müssen bei der internen Revision oder externen Prüfungen nachweisen, dass ihre Beschäftigten nach klaren Regeln arbeiten. 

Hier nur auf die Standard-PPS-Prozesse zu setzen, ist im Kreditgeschäft aus zwei Gründen nicht möglich:

1. Zum einen werden die Kreditprozesse in über 100 Teilprozessen abgebildet, die alle ineinandergreifen – bspw. braucht man allein für ein gewerbliches Neugeschäft gut und gern mehr als zehn Prozesse. Für eine:n Anwender:in ist es nicht nachvollziehbar, sich rahmengebende Informationen, die für die Durchführung des Prozesses notwendig sind, aus zehn verschiedenen Quellen zu beschaffen. Zumal die Frage oft nicht aus dem Prozess an sich kommt, da dieser in der Regel technisch schon sehr gut geführt ist.
2. Zum anderen muss jedes Institut viele rahmengebende Regeln selbst setzen und hier u. a. in Abhängigkeit von Größe und Risikoappetit eigene Regelungen aufbauen.

Bloß den Durchblick behalten

Da sich die rechtlichen Vorgaben im Lauf der Zeit ändern, wird der Regel-Dschungel der Sparkasse Vorpommern immer dichter. Es gibt viele verschiedene Dokumente, die noch dazu schwer auffindbar sind. Doppelte oder widersprüchliche Leitlinien bzw. sehr vage gehaltene Formulierungen erschweren den Durchblick.

Im Alltag bringt das doppelte und dreifache Arbeit. Wenn zum Beispiel eine neue Rechtsvorschrift erlassen wird, müssen womöglich zehn verschiedene Arbeitsanweisungen angepasst werden. Das kostet Zeit, Nerven und führt leicht zu Fehlern.

Neue Standards müssen her!

Aus diesem Grund beschließt der Vorstand, die Standardprozesse für Arbeitsanweisungen neu aufzusetzen. Dabei orientiert er sich an den Vorgaben der Sparkassen-Finanzgruppe, die zu diesem Zweck die Musterprozesse PPS und PPS_neo entwickelt hat.

Bei der Umsetzung lässt sich das Institut von zeb unterstützen. Unsere Beratungsteams bringen umfassende Erfahrungen in diesem Themenfeld mit. Sie sind in der Lage, das feine Zusammenspiel im gesamten Kreditprozess zu erfassen und nicht nur die Einzelschritte von der Anfrage über die Prüfung bis hin zu Entscheidung, Auszahlung und Überwachung. 

Außerdem kennen wir die Sparkassen-Finanzgruppe von zahlreichen Projekten, die wir mit einzelnen Häusern umgesetzt haben. Wir verfügen über Detailkenntnisse, die einzigartig in der Beratungslandschaft sind. Das versetzt uns in die Lage, auch Detailarbeit vor Ort zu übernehmen und selbst in die Tasten zu greifen. Darüber hinaus gestalten wir den Standard von morgen durch die Begleitung der Projekte r u d i (Rund um die Immobilie) sowie GdZ (Gewerbliches Kreditgeschäft der Zukunft) im DSGV.

Das Ergebnis

Im ersten Schritt nehmen unsere Teams jede einzelne Anweisung unter die Lupe. Das ist viel Fleißarbeit, denn das Regelwerk umfasst immerhin rund 1.000 Seiten – wenn man es in einer einzigen Word-Datei zusammenfassen würde. Am Schluss steht ein einziges Dokument von 300 Seiten, das schlank und standardisiert alle kreditfachlichen Rahmenbedingungen erläutert. Sie umfassen mehrere Abschnitte, die intern als die „Sieben Heiligen Bücher“ bezeichnet werden:

• Grundlagen des Kreditgeschäfts
• Kreditvergabestandards
• Kreditwürdigkeitsprüfung
• Sicherheiten
• Kreditkompetenzen
• Frühwarnsystem mit Risikokreditbearbeitung
• Besonderheiten im Kreditgeschäft

Pflegeleichtes Regelwerk

Besonders wichtig ist, dass die Heiligen Bücher einem sogenannten Releasewechsel standhalten. Bislang müssen die Mitarbeitenden dann zahlreiche Arbeitsanweisungen prüfen und unzählige Dokumente anpassen.

Nach dem Projekt orientieren sich die Arbeitsanweisungen an den Standardprozessen. Das hat viele Vorteile: Änderungen können automatisch oder zumindest deutlich einfacher übernommen werden. Das spart enorm viel Arbeit bei der Pflege des Regelwerks.

Ein umfassender Wandel geht meist nicht ohne Überzeugungsarbeit über die Bühne. Das gilt auch für die Sparkasse Vorpommern. Besonders Markt und Marktfolge müssen ihre seit Jahrzehnten eingeschliffenen Gewohnheiten ändern und sich auf die standardisierten Prozesse einlassen. In Workshops und Einzelgesprächen lässt sich der Übergang aber überzeugend und zugleich unterstützend für alle Beteiligten vermitteln.

Härtetest bestanden

Den ersten Belastungstest hat das neue System bereits hinter sich – mit positivem Ergebnis: Beim Machbarkeitscheck für die Umsetzung des zentralen Projekts „Gewerbliches Kreditgeschäft der Zukunft“ (GdZ), zeigten sich die Vorteile des hohen Standardisierungsgrads. Und das nicht nur, was die Möglichkeiten zur Weiterentwicklung betrifft – positiv fiel auch auf, dass die Prozessdokumentation klarer wird, was mehr Sicherheit für alle Beteiligten im Kreditgeschäft mit sich bringt.

Die „Sieben Heiligen Bücher“ sind weit mehr als eine neue Dokumentensammlung. Sie schaffen Klarheit, reduzieren den Pflegeaufwand und bilden eine stabile Grundlage für gesetzliche Änderungen, Software-Releases und neue Anforderungen im Kreditgeschäft. Und sie sind zudem eine gute Grundlage, um den S-KIPiloten mit eindeutigen Regeln zu füttern, sodass auch hier das Benutzererlebnis deutlich gesteigert wird und das Ergebnis auch dem gewünschten Vorgehen der Sparkasse entspricht. All das sind wichtige Bausteine für die Zukunftsfähigkeit der Sparkasse Vorpommern im Kreditgeschäft.